Virtual Office là gì? Ưu điểm - tồn tại của Virtual Office

Hiện nay, cụm từ Virtual Office không còn lạ lẫm đối với người dân Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Chính vì vậy bài viết dưới đây văn phòng cho thuê Office168 sẽ chia sẻ bí quyết thuê văn phòng ảo nhằm mang tới cho tất cả mọi người các nhận xét chân thực, khách quan và nhiều kiến thức giúp cho lợi ích cho nhiều công ty.

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo trong tiếng Anh là Virtual Office. Theo Ralph Gregory cho thuê văn phòng ảo cho biết rằng: ông nhận thấy việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thực sự khó khăn ở các quốc gia rộng lớn ở châu u và Bắc Mỹ vì thế ông đã đưa ra sáng kiến về giải pháp virtual office bằng cách cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh cùng phương pháp chuyển hướng cuộc gọi. Virtual Office cung cấp cho các đơn vị một địa chỉ thật và nhiều dịch vụ có liên quan đến văn phòng mà không cần thuê nhân viên hành chính hoặc phải thuê một địa điểm trong dài hạn. Đối với một văn phòng ảo, nhân viên đơn vị có thể làm việc tại bất kỳ đâu nhưng vẫn có địa chỉ email, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và họp trực tuyến.

Văn phòng ảo hoạt động như một công ty để phục vụ khách hàng thế nhưng không tồn tại tại một nơi cố định. Kiểu thiết lập này đặc biệt phổ biến với nhiều doanh nghiệp mới thành lập và công ty nhỏ muốn giảm thiểu kinh phí hoạt động. Sự xuất hiện của các phần mềm và dịch vụ văn phòng dựa trên trang web, như họp trực tuyến, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của nhiều văn phòng ảo.

Văn phòng ảo cũng có thể giúp gia tăng chất lượng, bởi vì nhiều dịch vụ của nó giải phóng nhân viên khỏi những nhiệm vụ hành chính, cũng như không mất thời gian đi lại. Nhân viên có thể làm việc tại nơi đâu thuận lợi nhất và doanh nghiệp có thể thuê các nhân viên khác cư trú bên ngoài địa phương.

Thế mạnh và nhược điểm của Virtual Office

Ưu thế của văn phòng ảo

Có hai điều hấp dẫn chính đối với một Virtual Office. Thứ nhất, chi phí duy trì một văn phòng ảo ít hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống, do Virtual Office không tốn chi phí vệ sinh và bảo trì.

Một văn phòng ảo cũng có thể được thuê theo từng tháng, nên văn phòng ảo đem tới tính linh hoạt cao hơn trong trường hợp việc làm ăn của người sử dụng thay đổi (không phải chờ hợp đồng thuê hết hạn hoặc phát sinh kinh phí bồi thường chấm dứt hợp đồng trước khi hết hạn).

Thứ hai, một Virtual Office có thể cung cấp địa chỉ email, trả lời điện thoại và dịch vụ họp trực tuyến. Vì thế, một đơn vị nhỏ có thể tỏ ra là có quy mô lớn hơn thực tế. Virtual Office cũng có thể cung cấp một hoặc nhiều địa chỉ vật lý thực tế để người dùng gặp gỡ khách hàng.

Tồn tại của văn phòng ảo

Một số dịch vụ của văn phòng ảo có thể yêu cầu phải lập kế hoạch trước. Ví dụ, nhiều gói thuê văn phòng ảo chỉ đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng họp thực tế hoặc dịch vụ hội nghị trực tuyến bị giới hạn.

Virtual Office cũng có thể bị hạn chế truy cập vào buổi tối và cuối tuần. Người sử dụng có thể thấy đây là sự thiếu linh hoạt và không thuận tiện. Văn phòng ảo cũng có khả năng gây mất chú ý cho nhân viên khi làm việc tại nhà, một số người có thể không làm việc năng suất khi làm việc trong môi trường Virtual Office.

Các kinh nghiệm mà những doanh nghiệp trước đó đã trải nghiệm cho ta thấy đây quả thực là một phương án tối ưu để tiết kiệm ngân sách thuê văn phòng cho mọi người. Hãy ngay lập tức thuê một văn phòng ảo để phục vụ cho quá trình kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Office168 - Đơn vị cho thuê văn phòng - trụ sở đặt tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM chúc bạn thành công.